Wir verbessern das E-Mail-System bei goneo

goneo-Kunden nutzen in Kürze eine runderneuterte E-Mail-Plattform: Optimierter Schutz, schnellere Spam-Prüfung mit Hilfe von Algos, die auf maschinellem Lernen basieren.

goneo hat das E-Mail-System umgebaut. In Kürze profitieren alle Kunden, die gemäß des Tarifs das E-Mail-System von goneo nutzen können, von vielen Verbesserungen.

Mehr als ‚out of office‘

In den letzten 15 Jahren, eben seitdem goneo nun besteht, sind nach und nach neue Features und Möglichkeiten hinzugekommen. Nun steht das ganze Mailsystem auf neuen Beinen.

Zuletzt hatte goneo Möglichkeiten eingeführt, für eingehende E-Mails Bedingungen festzulegen, unter denen mit diesen E-Mails automatisch selbst bestimmbare Aktionen ausgeführt werden sollen. Ein Klassiker dieser Anwendungen ist die gute, alte Autoresponder-Möglichkeit. Diese kommt gerne bei urlaubsbedingten Abwesenheiten zum Einsatz. Eingehende E-Mails lassen sich aber auch ganz gezielt filtern, spezifischer beantworten oder gleich löschen. All die Einstellungsmöglichkeiten sind mit dem Sieve-Standard über die Webmail-Oberfläche zugänglich.

Unter der Haube

Eines der wichtigsten Elemente in der E-Mail-Kommunikation ist – neben Geschwindigkeit und Seriösität – die Sicherheit der Kommunikation. Mails werden bei goneo grundsätzlich verschlüsselt übertragen, egal ob diese per Webmail oder POP3, IMAP oder SMTP transportiert werden. Zum Sicherheitsaspekt zählen auch schädliche und unerwünschte E-Mails, mit denen alle Mailadressen dieser Welt tagtäglich bombardiert werden.

Spam. Ein immer aktues Thema

Seit es E-Mail gibt, gibt es Spam. Leider. Dabei ist selbst für Userinnen und User selbst manchmal nicht so leicht zu definieren, was eigentlich unerwünschte Mails sind und was erwünschte. Trotz aller Social-Media- und Plattform-Aktivitäten, ist das Mailaufkommen über die Jahre weiter gestiegen. Immer mehr Produkte versenden Notifications, Alerts, Hinweise, Ankündigungen etc. per E-Mail. Was davon ist erwünscht? Was ist als Spam einzuordnen? Die Spammethoden werden ausgefeilter und raffinierter. Die Schutzsysteme müssen mithalten können.

Zudem hängt oft die Identität von Userinnen und Usern an der E-Mail-Adresse. Es hat sich eingebürgert, dass zur Anmeldung an vielen Online-Plattformen einfach die Mailadresse verwendet wird. Entsprechend wichtig ist es, dass diese Adresse stets funktioniert.

Daher sind viele Invesitionen in Vorhaben geflossen, um das Thema Spam stärker und nachhaltiger anzugehen.

Inbound und Outbound Spam

Um die Spamproblematik angemessen anzugehen, muss man unterscheiden: Mails, die vom goneo-Mailsystem nach außen geschickt werden (outbound) und Mails, die zu Adresse im goneo-Mailsystem gesendet werden (inbound).

Nun könnte man sich auf den Standpunkt stellen, naja, eingehende Spammails nerven mehr als ausgehende. Doch damit würde man zu kurz greifen.

Wenn E-Mail-Konten benutzt werden, um massiv Spam zu versenden, gehen Spamfilter der verschiedenen Provider im Extremfall dazu über, alle Mails von einem absendenden Server zu sperren. Die Sperre wird anhand der IP-Adresse des auffälligen Servers errichtet, manchmal auch wird ein ganzer IP-Bereich blockiert.

Weil ein und derselbe Server viele E-Mailkonten bedient, sind dann sehr viele Mailpostfächer betroffen. Keiner kann dann mehr Mails an eine Adresse bei dem Provider zustellen, der von der Blockade betroffen ist, Klar, dass sich niemand so einen Zustand wünscht. Daher: Ausgehender Spamversand ist genauso problematisch wie eingehender.

Künstliche Intelligenz zur Spamerkennung

Das neue E-Mail-System von goneo arbeitet mit zusätzlichen Mechanismen, um Spam als solchen zu erkennen. Nun kommen intelligente Filtertechniken und Erkennungsalgorithmen zum Einsatz. Intelligent nennen wir diese, da sie nicht mehr nur nach statischen „Wenn-Dann“-Regeln funktionieren, sondern zum Beispiel auch Anomalie-Detektionsverfahren einsetzen. So können aus einem großen Bestand vorhandener Informationen einzelne Elemente identifiziert werden, die auffällig sind, von der Norm abweichen, ohne dass diese Kriterien der Abweichung vorher bekannt sind.

Diese Maschinenlern-Algos ermitteln selbst die Klassifikationskriterien nach denen Abweichungen erkennbar sind. Und da Spam-Versender ihre Vorgehensweise schnell ändern, braucht es Systeme, die sich sehr schnell auf neue Gegebenheiten einstellen können. Ein Paradebeispiel für die Anwendung künstlicher Intelligenz.

Die neue Plattform für den Versand, den Empfang und die Zustellung von Mails wird schrittweise einen immer größeren Teil des gesamten Aufkommens übernehmen. Aus User*innensicht wird sich im täglichen Umgang mit E-Mails nichts ändern. Niemand muss sein E-Mail-Programm umkonfigurieren.

Im goneo-Kundencenter wird es demnächst nicht mehr nötig sein, einen „Spamlevel“ festzulegen. Damit konnte jeder die Erkennungssensitivität manuell verändern. Je nach Einstellung wurde die Schwelle, ab welchem Score eine Mail als Spam oder Nicht-Spam klassifiziert wird, nach oben oder unten verschoben. So hat man im Prinzip vielleicht mehr Falsch-Negativ-Klassifizierungen in Kauf genommen, um Mails, die einige Charakteristiken typischer Spammails aufwiesen, empfangen zu können.

Dies macht jedoch nur bei eher starrer Regelanwendung Sinn, bei der man mit festen Parametern, die sich aus einigen meist additiv wirkenden Kriterien zusammensetzen, arbeitet. In ML-Szenarien, wie sie nun zum Einsatz kommen, ist keine Sensitivität vorher zu definieren, da es sich um einen anderen Ansatz handelt.

Die Erkennungskriterien und die entsprechenden Parameter ändern sich ständig mit dem laufenden Betrieb und kontinuierlicher Analyse. Dies geschieht schneller als jeder Administrator die Parameter nach Erfahrung angleichen könnte.

Kundencenter: Kleine Änderungen stehen bevor

Daher fällt in Kürze im goneo-Kundencenter der Schieberegler, der mit „Spam-Level“ bezeichnet ist, weg.

goneo-Kundencenter, Abschnitt „E-Mail“ im Bearbeitungsbereich für ein E-Mail-Postfach. „Spamlevel“ und „Greylisting“ werden demnächst nicht mehr als Interaktionnselemente zur Verfügung stehen. Der Schieberegler und das Pulldown werden entfernt. Die bisherigen Einstellungen werden mit der schrittweisen Einführung des neues E-Mail-Systems hinfällig.

Bei goneo kommt seit jeher ein Greylistingverfahren zum Einsatz. Kurz gesagt verhindert dieser Mechanismus, dass Mails von nicht konform konfigurierten Mailservern die Inbox von Userinnen und Usern bei goneo erreichen. Spamversender wollen in kurzer Zeit möglichst viele Mails rausdonnern und verzichten auf wiederholte Zustellung bei anfänglicher Ablehnung. Bisher gab es eine Möglichkeit, dieses Verfahren zu umgehen. Dies ist auch aufgrund der veränderten Architektur des Mailsystems nun nicht mehr möglich. Folglich gibt es dann auch keinen Ein/Aus-Schalter mehr.

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