Corona-Krise: So gelingt der Umstieg ins Homeoffice auch für kleinere Organisationen

So eine Entwicklung nennt man „dynamisch“: Stündlich erlassen Landesregierungen oder Gesundheitsbehörden weitere soziale Beschränkungen, um die Ausbreitung des Corona-Virus zumindest zu bremsen.

In vielen Fällen zielen die Maßnahmen in Richtung soziale Distanzierung, um die Ansteckungsrate zu senken. Man schließt Lokalitäten, an denen Menschen zusammenkommen, Geschäfte. Clubs, Kneipen und unter Umständen auch Firmen und Vereine. Unternehmen aller Art und Größe schicken Personal in mobile Office, um wenigstens den notwendigen Betrieb zu sichern.

Neben den gelernten Kommunikationstools Telefon und E-Mail werden Kollaborationstools in dieser Situation wichtig. Es gibt einige recht einfach zu nutzende Webanwendugnen, die eine Zusammenarbeit für geografisch verteilt arbeitende Teammitglieder erleichtern. Eines dieser Tool, auf das sich unser Fokus richtet, ist Nextcloud, das als „Nextcloud Hub“ nun in Version 18 vorliegt.

Darum geht es auch in Episode 03/02 (Titel „Viren“) im goneo Webmacher- und Webhosting Podcast.

Webmacher- und Webhosting-Podcast Episode 03/02 vom 13.3.2020, Titel „Viren“. Gerade in der aktuellen Corona-Krise wird deutlich, wie hoch der Bedarf nach Tools ist, mit der eine Kommunikation und ein Zusammenarbeiten auf Distanz möglich wird.
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Um Telefonate mit mehreren Personen in einer Konferenz zu führen, bietet sich der Gratisdienst freetelco.de an. Dieser leicht anzuwendende Service, der auf das normale Telefon-Festnetz aufbaut benötigt kein Abonnement oder komplexe Anmeldung. Die Angabe einer E-Mailadresse genügt.

Um über das Internet miteinander zu arbeiten, benötigt man sogenannte Kollaborationssoftware, vor allem um Dateien personen- oder gruppenspezifisch auszutauschen. Bei goneo bieten wir mit clickStart zwei dieser Tools an: ownCloud und Nextcloud. Im Aufbau sind sich beide sehr ähnlich. Mit beiden Webapplikationen wird der Webspace zur eigenen Cloud, genauer: zum eigenen geschützten Onlinespeicher.

Kürzlich wurde Nextcloud Release 18 vorgestellt, das den Namen Nextcloud Hub bekommen hat. Es sollte die direkte Bearbeitung im Browser ermöglichen, ohne einen Dokumentenserver anzubinden, OnlyOffice sozusagen nativ unterstützen. Ende 2018 hatten die Herausgeber der beidem Open Office Anwendungen Nextcloud und OnlyOffice eine Partnerschaft verkündet. Entsprechende Planungen flossen in eine Integrationsroadmap ein.

Das Versprechen, das beim Release gegenüber der Presse abgegeben wurde, wonach ODT-Dateien direkt bearbeitet werden können, scheint von Nextcloud nicht eingelöst worden zu sein. Zwar sind alle notwendigen Apps in der Grundinstallation enthalten. Benötigt wird eine angepasste Version des Community Document Servers. Unter Umständen wird dieser installiert, meist jedoch schlägt die Integration fehl ohne dass eine Warnung ausgegeben wird.

Dann lassen sich lediglich Textdateien online im Browser aus der Nextcloud-Anwendung heraus erstellen und bearbeiten. ODT-formatierte Dateien kann man einfach nur herunterladen, dann bearbeiten und wieder hochladen – es sei denn, man hat Zugriff auf den kommerziellen Document Server., der bei OnlyOffice als Service oder Lizenz erhältlich ist. Die sogenannte Integration Edition, die man für selbstgehostete Nextcloud benötigen würde, kostet einmalig 950 Euro.

Bei der Installation gibt die Setuproutine von Nextcloud aus, dass sowohl der Community Document Server als auch OnlyOffice mit installiert werden (voreingestellte Option). Doch nach beendetem Setupprozess sucht man OnylOffice vergeblich, ebenso wie die Talk-Option.

Es wäre schön, wenn Nextcloud die Option, OnlyOffice nativ in einfacherer Weise zu unterstützen in einem der nächsten Upgrades zur Verfügung stellt, auch für linuxoide Systeme wie FreeBSD.

Von dieser Einschränkung abgesehen, gelingt es mit ownCloud und Nextcloud allerdings recht gut und vor allem schnell, ein kolaboratives Arbeitsumfeld aufzubauen. Im Mittelpunkt wird für viele die Anforderung stehen, Dokumente und Dateien aller Art über das Netz verfügbar zu machen ohne allzu große Datenschutzrisiken einzugehen. Ein Shared Hosting Account wie goneo Webhosting Start, Profi oder Premium genügt.

Auf jeden Fall bieten beide Webanwendungen eine auf Open Source basierende Alternative zu kommerziellen Diensten wie Dropbox, OneDrive von Microsoft oder Google Documents. Gerade im Unternehmensumfeld spielen Datenschutzaspekte eine große Rolle.

Nextcloud und auch ownCloud lassen sich beide mit wenigen Klicks auf goneo Webhosting Paketen installieren. Beide sind Bestandteil der goneo-clickStart-Sammlung dank der sich viele oft genutzte Anwendungen mühelos und mit wenigen Klicks betriebsfertig einrichten lassen.

Mit goneo clickStart lässt sich eine Reihe häufig verwendeter Webapplikationen, die unter einer Open Source Lizenz veröffentlicht wurde, schnell, mühelos und betriebsfertig installieren.

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