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CMS - Content Management System

CMS ist die im Web übliche Abkürzung für Content Management System. Gemeint ist damit eine Anwendung (Software), die hilft, digital vorliegende Inhalte wie einzelne Webdokumente, Bilder, Videos und andere in einem digitalen Format vorliegende Dokumente zu verwalten. Oft wird der Anwender auch bei der Erstellung von Webdokumenten unterstützt. Das CMS übernimmt auch das Publizieren der Inhalte, sei es im www oder auf anderen Plattformen.

Idee und Konzeption

Ein Content Management System hat das Ziel, die Ausgabe des fertigen (digitalen) Angebots (zum Beispiel einer Website), vom Design und Format (etwa einer Rahmenvorlage, auch Template genannt) und den eigentlichen Inhalten - dem Content - zu trennen.

Damit ist bei der Erstellung, Verwaltung und Weiterentwicklung eines digitalen Angebots eine größere Arbeitsteilung möglich. Zudem können die einzelnen nötigen Arbeitsschritte klarer und systematischer voneinander getrennt werden.

Funktionsweise

Technologien

Der heute vorherrschende Typus an Content Management Systemen basiert auf spezieller Software, die zentral auf einem Server läuft und für mehrere Anwender sowie den Endnutzern zentral zur Verfügung gestellt wird.

Zwar lassen sich auch Ansätze vorstellen, nach denen die Content Management Software auf einzelnen Clients, also auf den PCs der Anwender installiert wird, doch bringt eine zentrale Auslieferung administrative und praktische Vorteile.

Der Zielsetzung eines CMS folgend, wird eine möglichst strikte Trennung von Inhalt und Format (Darstellung) angestrebt. So wird der Content mit einem CMS getrennt von Formatierungsanweisungen und Designelementen vorgehalten. Für einen Artikel wird zum Beispiel der Text in nahezu reiner Form abgespeichert, während die Darstellungsvorschriften in einem Template (einer Vorlage) hinterlegt und definiert sind. Weitere Artikelbestandteile wie Bilder, Grafiken, Videoclips werden wiederum gesondert gespeichert, oft als einzelne Dateien, die dem Artikel vom Content Management System zugeordnet werden. Besondere Textmerkmale wie die Überschrifteneigenschaft, Auszeichnungen wie Fettdruck oder Kursivstellung werden üblicherweise in der Textdatei hinterlegt. Zur Kennzeichnung werden Steuerzeichen verwendet.

Die eingesetzten Softwaretechnologien variieren je nach Anbieter bzw. Hersteller des CMS. Prinzipiell sind Content Management Systeme auf Basis jeder serverseitig ausführbaren Programmiersprache oder Skriptsprache (mehr zu dem Begriff Script hier) denkbar, die Strukturen vorsieht, die Eingaben von Clients entgegennehmen, verarbeiten, abspeichern und wieder ausspielen kann.

Sehr populär ist die Skriptsprache PHP, die im Web-Bereich eine sehr hohe Verbreitung erfahren hat. Viele CMS basieren auf Java (nicht zu verwechseln mit Javascript), Ruby, Python oder dem .NET Framework bzw. ASP (Active Server Pages) von Microsoft.

Rollen

Üblicherweise unterscheiden typische Content Management Systeme zumindest vier verschiedene Typen an Usern:

  • den Administrator, der das Gesamtsystem aufsetzt und wartet,
  • den Webdesigner, der die Gesamterscheinung des digitalen Informationsangebots im Auge hat und umsetzt,
  • den Autor, Redakteur bzw. Beitragslieferanten,
  • den Endnutzer, der im wesentlichen die bereitgestellten Inhalte konsumiert und in Teilen ebenfalls Beiträge zusteuern kann (User generierter Content wie Kommentare oder Bewertungen).

Vorteile

Durch die klare Rollentrennung lässt sich auch ein bestimmter Workflow implementieren. So kann die Autorenrolle nochmals unterteilt werden, beispielsweise in Redakteur und Chefredakteur, der einzelne Beiträge prüfen, ändern und freigeben kann, ehe sie im finalen Angebot erscheinen. Auch der Chefredakteur wird jedoch keine Änderungen am Template vornehmen. Dies ist der Rolle des Webdesigners vorbehalten.

Dies hat zur Folge, dass der Autor eines Beitrages keine technischen Fähigkeiten mitbringen muss, während der Webdesigner nicht über journalistische Fähigkeiten zu verfügen braucht. So wird die Hilfe eines Webdesigners nur gelegentlich gebraucht, während die inhalteorientierte Arbeit auf Tagesbasis gefordert ist. Dafür genügt ein versierter Umgang mit einer Eingabeeinheit, einem Editor. Dieser Editor ist mit einem Textverarbeitungsprogramm vergleichbar. Insbesondere tagesaktuelle Webseiten profitieren von diesem Effekt.

Ein weiterer Effekt ist, dass das Gesamtangebot trotz zahlreicher Beitragslieferanten in einem homogenen Look And Feel bereit gestellt wird.

Globale Änderungen sind aufgrund der Trennung von Darstellung und Inhalt recht schnell umzusetzen. Hier muss eben nicht jede Seite als Einzeldatei bearbeitet werden. Das ermöglicht auch eine weitere Verwertung der Inhalte auf anderen Plattformen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit, die Inhalte in mehreren Sprachen anbieten zu können und Originaltext und Übersetzung miteinander verknüpfen zu können.

Content Management Systeme sind heute kommerziell oder auch als Open Source Software verfügbar. Dadurch wird die Zeit, die für die Erstellung eines digitalen Angebots veranschlagt werden muss, drastisch reduziert.

Der aufwändige Prozess der Erstellung eines Templates lässt sich dadurch reduzieren, dass ein fertiges Template wiederverwendet wird. Änderungen, die zu einer Personalisierung und Identifizierung mit der Organisation führen (Schriftart, Logo, Farbschema) sind recht schnell umsetzbar.

Content Management Systeme bringen von Haus aus ein Rechtemanagementsystem mit. Zugang zu verschiedenen Bereichen des Gesamtangebots lässt sich gut auf registrierte User begrenzen.

Nachteile

Ein Content Management System mit hohem Funktionsumfang stellt hohe Anforderungen an die Software. Damit ist eine gewisse Komplexität nicht zu vermeiden. So erfordern Content Management Systeme selbst eine gewisse Einarbeitungszeit und Spezialwissen, insbesondere für diejenigen, die das Grundsystem aufsetzen müssen. Auch wie Vorlagen (Templates) geformt werden, ist von System zu System verschieden.

Während Änderungen am Design des Gesamtangebots und globale Änderungen vergleichsweise einfach umsetzbar sind, erfordern technische Weiterentwicklungen, etwa am Datenbanksystem oder der verwendeten Skriptsprache tiefe Eingriffe, die nur mit Spezialwissen zu bewältigen sind. Nicht selten stellt sich für die Hersteller eines CMS die Herausforderung, das ganze System neu programmieren zu müssen, um neuen Paradigmen oder sich ändernden Nutzungsgewohnheiten Rechnung tragen zu können. Oft bestimmt die Basistechnologie auch die Möglichkeiten, die für den Designer, der die Oberfläche gestalten muss, zur Verfügung stehen.

Zwar hilft ein CMS große Mengen an Inhalten einheitlich und systematisch zu verwalten, doch generiert dieser Ansatz auch den Nachteil fehlender Flexibilität. Jede Form von Inhalt muss einem vorher definierten Format folgen. Ausnahmen sind schwer zu realisieren.

Content Management Systeme fordern auch von der Hardwarebasis vergleichsweise hohe Leistungen ab: Die abgeforderten Inhalte werden im Moment des Abrufes zusammengestellt. Das CMS reagiert auf eine Useranforderung nach einem bestimmten Artikel mit dem Abruf der eigentlichen Inhalte aus der Datenbank und der Verknüpfung mit eingebetteten Medien wie Bildern oder Grafiken. Schließlich muss der Inhalt in das Rahmensystem, das Template, eingepasst werden und als endgerätekompatible Datei bereitgestellt werden. Diesen Vorgang nennt man Rendering.

Der Prozess des Renderings kann zeitaufwendig sein. Dies hängt unter anderem auch von der Leistungsfähgikeit des Servers ab. Daher gibt es in Content Management Systemen oft Prozesse, die die Endprodukte gewissermaßen vorproduzieren und fertig in einem Zwischenspeicher ablegen. Diesen Vorgang nennt man Caching.

Beispiele

  • Auch auf das Blogsystem WordPress, das auf Basis von PHP und MySQL als Datenbanklösung implementiert wurde, treffen die Kennzeichen eines CMS zu: Inhalt und Darstellung sind getrennt, es gibt Autoren und Endbenutzer, die eher Inhalte konsumieren als erzeugen. Und dies, obwohl WordPress entwickelt wurde, um Blogs zu generieren. WordPress hat mittlerweile eine große Verbreitung. Etwa 20 Prozent aller Webseiten sind mit WordPress produziert (Angabe von WordPress.com).
  • Joomla! gehört wie WordPress zu den CMS-Vertretern mit PHP und MySQL als softwaretechnische Basis. Dank des Funktionsumfangs genießt auch dieses Open Source System große Beliebtheit.
  • Typo3 ist eine prototypische CMS-Lösung auf Open Source Basis, die ähnlich wie Silverstripe von Agenturen bevorzugt wird. Typo3 ist für technisch versierte Bearbeiter ein extrem vielseitig ausbaubares System. Nutzer sind dann oft Organisationen wie Verbände und große Vereine sowie Firmen aus dem gehobenen Mittelstand. Anfänger sind damit bisweilen überfordert. Für kleine Firmen ist Typo3 oft überdimensioniert.

Zu der Gruppe der kommerziellen CMS gehört der Adobe Experience Manager, der mit verschiedenen Touch Points gut umgehen kann und viele Kanäle vereint. Vergleichbar damit ist Sitecore, das auf ASP-Basis arbeitet. In diesem Bereich ist die Nutzererfahrung sehr wichtig, entsprechend ausgebaut sind die Nutzungsanalysemöglichkeiten. Auch IT-Branchengrößen wie IBM, HP oder Oracle haben ein CMS im Portfolio. Im Falle von Oracle ist dies WebCenter Sites. Bei HP heißt das CMS Autonomy und bei IBM ganz programmatisch Web Content Manager.

Das passende CMS finden

Einige Systeme übernehmen auch Aufgaben angrenzender Softwareprodukte und haben Funktionen, die man bei Redaktionssystemen, Dokumentmanagementsystem oder Templatesystemen erwarten würde. Die Grenzen sind fließend. So eignen sich unterschiedliche CMS für unterschiedliche Typen von digitalen Angeboten unterschiedlich gut. Zudem spielt die technische Basis eine wichtige Rolle: LAMP Konfigurationen aus Linux, Apache, MySQL und PHP sind häufig anzutreffen, günstig zu beziehen und weit verbreitet.

Möglicherweise ist die Verwaltung der Inhalte zwecks Publikation gar nicht das primäre Ziel, sondern eher eine Produktdarstellung mit dem Zweck, diese Produkte online verkaufbar zu machen. Dann sollte sich das CMS entsprechend erweitern lassen. Auf dem Markt existieren viele Lösungen, die alle ihre Vorzüge und Nachteile aufweisen, gerade vor dem Hintergrund des anvisierten Einsatzzwecks. Dabei kann man grob zwischen Open Source Lösungen und kommerziellen Lösungen unterscheiden. Auffällig ist dabei, dass es Mischformen gibt: Während das Grundsystem vielleicht unter einer Open Source Lizenz verfügbar ist und kostenlos verwendet und weiterentwickelt werden kann, werden Erweiterungen, besonders dann, wenn sie spezieller Natur sind, kommerziell vertrieben und sind mittels einer Lizenz verfügbar. Die Auswahl des richtigen CMS muss nach Berücksichtigung vieler Kriterien vorgenommen werden. Zu diesen Kriterien gehören:

  • Aktualisierungshäufigkeit
  • Nutzungsgrad
  • Umfang der Beiträge
  • Charakteristika des Contents
  • Mehrsprachigkeit
  • Anforderungen an die Hardware
  • Anforderungen an das Know How der Mitarbeiter (Skills)
  • Anzahl der involvierten Mitarbeiter
  • Arten und Besonderheiten des notwendigen Workflows
  • Budget
  • Time to Market
  • Plattformabhängigkeit (Generator für Webseiten oder auch andere Ausspielzielsysteme)
  • Erweiterbarkeit

In diesen Kriterien stecken auch verschiedene Nutzungsszanrien oder Usecases. Auch wenn sich relativ harte Kriterien für einen rationalen Entscheidungsprozess identifizieren lassen, so ist die Auswahl eines CMS unternehmensintern häufig Gegenstand kontroverser Diskussionen mit Argumenten, die eher an religiöse Debatten erinnern. Mit der Auswahl des CMS ist die Auswahl eines Dienstleisters prädestiniert, denn nur sehr große Agenturen haben das Know How für verschiedene CMS an Bord.

Bricht man die Elemente der Entscheidungsmatrix auf einzelne Features herunter, läuft man schnell Gefahr, Ziel und Zweck aus den Augen zu verlieren.

Bei goneo gibt es eine Auswahl der beliebtesten Open Source CMS als sogenannte clickStart-Anwendung. Das bedeutet, dass diese Anwendungen schnell installiert werden können ohne den üblichen Download-, Entpack-, Hochlade- und Konfigurationsprozess vornehmen zu müssen.