E-Rechnung bei goneo: PDF bleibt, Daten werden smarter

E-Rechnung bei goneo: Wir stellen auf ZUGFeRD um

Rechnungen sollen nicht nur gut aussehen. Sie sollen auch sauber verarbeitet werden können. Genau darum geht es bei der E-Rechnung.

goneo stellt Rechnungen, Gutschriften und Partnerprovisionsabrechnungen künftig im ZUGFeRD-Format bereit. Für Sie bleibt die Rechnung weiterhin eine PDF-Datei, die Sie wie gewohnt öffnen, lesen, speichern oder ausdrucken können. Zusätzlich enthält diese PDF aber einen maschinenlesbaren Datensatz im XML-Format.

Das klingt erst einmal technisch. Der praktische Nutzen ist aber schnell erklärt: Eine Buchhaltungssoftware muss Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz oder Bankverbindung nicht mehr aus dem sichtbaren PDF herauslesen oder per Hand übertragen bekommen. Die Daten liegen bereits strukturiert in der Datei.

Für Privatkunden ändert sich dadurch im Alltag praktisch nichts. Für Geschäftskunden, Selbstständige, Vereine und Poweruser kann die Verarbeitung von goneo-Rechnungen damit deutlich einfacher werden.

Warum die E-Rechnung jetzt wichtig wird

Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise verpflichtend. Grundlage sind europäische Vorgaben zur Standardisierung elektronischer Rechnungen, insbesondere die Norm EN 16931, sowie deren Umsetzung in deutsches Recht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. In den kommenden Jahren wird auch das Ausstellen von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Eine einfache PDF-Datei reicht dann nicht mehr automatisch aus, wenn sie nur eine optische Darstellung der Rechnung enthält.

Der Grund ist nachvollziehbar: Eine normale PDF ist zwar digital, aber nicht unbedingt maschinenlesbar. Menschen erkennen sofort, wo Rechnungsnummer, Betrag oder Leistungszeitraum stehen. Software kann das nur zuverlässig, wenn diese Informationen eindeutig strukturiert vorliegen.

Genau hier setzt die E-Rechnung an. Sie enthält die Rechnungsinformationen nicht nur als sichtbaren Text, sondern zusätzlich als Datensatz mit klar definierten Feldern.

goneo stellt deshalb frühzeitig auf ZUGFeRD um. So können Kunden, die ihre Buchhaltung digital organisieren, die neuen Dateien in Ruhe testen und in bestehende Abläufe einbauen.

Was eine normale PDF von einer E-Rechnung unterscheidet

Eine klassische PDF-Rechnung ist in erster Linie ein Dokument für Menschen. Sie zeigt alle wichtigen Angaben auf einer Seite oder mehreren Seiten an: Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze und Zahlungsdaten.

Für Menschen ist das gut lesbar. Für Software ist es schwieriger. Ein Buchhaltungsprogramm müsste aus der sichtbaren Darstellung herausfinden, welche Zahl der Rechnungsbetrag ist, welche Nummer die Rechnungsnummer bezeichnet und auf welchen Zeitraum sich die Leistung bezieht. Das funktioniert manchmal über Texterkennung oder PDF-Analyse, bleibt aber fehleranfällig.

Eine E-Rechnung löst das anders. Sie enthält Rechnungsdaten zusätzlich in einer festen Struktur. Dort steht nicht nur „123,45 Euro“ irgendwo im Dokument, sondern eindeutig: Das ist der Bruttobetrag. Dort steht nicht nur ein Datum, sondern eindeutig: Das ist das Rechnungsdatum oder der Leistungszeitraum.

Typische strukturierte Angaben sind zum Beispiel:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Kundennummer oder Vertragsreferenz
• Leistungszeitraum
• einzelne Rechnungspositionen
• Nettobeträge
• Steuersätze
• Steuerbeträge
• Bruttobeträge
• Zahlungsziel
• Bankverbindung

Für die Buchhaltung ist das ein großer Unterschied. Aus einem Dokument, das jemand lesen und übertragen muss, wird ein Datensatz, den Software direkt verarbeiten kann.

Was ZUGFeRD bedeutet

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Ja, die Abkürzung ist etwas eigenwillig. Technisch ist aber kein Pferd gemeint. Der Name setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

• ZUG für „Zentraler User Guide“
• FeRD für „Forum elektronische Rechnung Deutschland“

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat das Format mitentwickelt, um elektronische Rechnungen praxistauglich zu machen. Die Idee: Eine Rechnung soll sowohl für Menschen als auch für Software funktionieren.

Genau das macht ZUGFeRD. Das Format kombiniert eine sichtbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF ist für die menschliche Ansicht gedacht. Die XML-Datei enthält die strukturierten Rechnungsdaten für Programme.

Damit ist ZUGFeRD besonders angenehm im Alltag: Sie müssen sich nicht zwischen Lesbarkeit und Automatisierung entscheiden. Beides steckt in derselben Datei.

Wie ZUGFeRD technisch funktioniert

Eine ZUGFeRD-Rechnung basiert üblicherweise auf PDF/A-3. PDF/A ist eine PDF-Variante für die Langzeitarchivierung. Die Version PDF/A-3 erlaubt es, zusätzliche Dateien in ein PDF einzubetten.

Bei ZUGFeRD wird genau das genutzt: In die PDF-Rechnung wird eine XML-Datei eingebettet. Diese XML-Datei folgt einem festgelegten Schema. Geeignete Software weiß dadurch, wo welche Rechnungsinformation zu finden ist.

Vereinfacht besteht eine ZUGFeRD-Datei also aus zwei Ebenen:

• der sichtbaren PDF-Rechnung für Menschen
• der eingebetteten XML-Rechnung für Software

Wenn Sie die Datei mit einem normalen PDF-Reader öffnen, sehen Sie die Rechnung wie gewohnt. Manche PDF-Programme zeigen zusätzlich an, dass eingebettete Dateien vorhanden sind. Buchhaltungssoftware geht gezielt an diese eingebetteten Daten heran, liest sie aus und kann daraus zum Beispiel einen Rechnungseingang oder einen Buchungsvorschlag erzeugen.

Wichtig ist: Die XML-Datei ist nicht bloß ein technischer Anhang ohne Bedeutung. Sie ist der strukturierte Kern der E-Rechnung. Das PDF ist die lesbare Darstellung für Menschen.

ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung

ZUGFeRD ist eng mit Factur-X verbunden, einem französischen E-Rechnungsformat. Beide Formate verfolgen denselben Ansatz: PDF für Menschen, XML für Maschinen. Aktuelle ZUGFeRD-Versionen und Factur-X sind weitgehend aufeinander abgestimmt.

Daneben gibt es die XRechnung. Sie ist in Deutschland vor allem aus dem öffentlichen Bereich bekannt. XRechnung ist im Kern eine reine XML-Rechnung. Sie ist sehr gut maschinenlesbar, aber ohne spezielles Anzeigeprogramm für Menschen eher unkomfortabel.

Kurz gesagt:

• XRechnung ist stark auf maschinelle Verarbeitung ausgerichtet.
• ZUGFeRD verbindet maschinelle Verarbeitung mit einer normalen PDF-Ansicht.

Für viele Unternehmen, Selbstständige und kleine Teams ist ZUGFeRD deshalb ein guter Mittelweg. Die Rechnung bleibt so nutzbar, wie man es gewohnt ist, wird aber gleichzeitig deutlich besser für digitale Prozesse vorbereitet.

Was Buchhaltungssoftware damit anfangen kann

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD unterstützt, kann sie die eingebettete XML-Datei auslesen. Dadurch lassen sich viele Angaben automatisch übernehmen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Steuersatz, Zahlungsziel, IBAN oder Leistungszeitraum.

Das spart nicht nur Zeit. Es reduziert auch typische Fehler. Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen für Hosting, Domains, E-Mail-Pakete oder Serverleistungen ist das praktisch. Die Daten sind immer gleichartig strukturiert und lassen sich sauber weiterverarbeiten.

Je nach Software entsteht aus der Datei direkt ein vorbereiteter Rechnungseingang, ein Buchungsvorschlag oder ein Datensatz für die weitere Bearbeitung. Das hängt vom eingesetzten Programm, vom Tarif und von der konkreten Konfiguration ab.

Für Poweruser ist zusätzlich interessant: Die XML-Daten können auch in eigene Workflows eingebunden werden. Wer Rechnungen automatisiert archiviert, prüft oder intern weiterverarbeitet, bekommt mit ZUGFeRD eine deutlich zuverlässigere Grundlage als mit einer normalen PDF-Datei.

Welche Programme E-Rechnungen lesen können

Zum normalen Lesen einer goneo-Rechnung reicht weiterhin ein PDF-Reader oder der Browser. Sie brauchen keine Spezialsoftware, nur um Betrag, Rechnungsnummer oder Leistungszeitraum zu sehen.

Wenn Sie die eingebetteten E-Rechnungsdaten prüfen möchten, gibt es aber passende Werkzeuge.

Ein bekanntes Programm ist der Quba-Viewer. Er kann E-Rechnungen wie ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung anzeigen und die enthaltenen XML-Daten verständlich darstellen. Das ist hilfreich, wenn Sie prüfen möchten, welche maschinenlesbaren Daten in einer Rechnung enthalten sind.

Für Entwickler, Administratoren und technisch interessierte Nutzer ist außerdem Mustangproject interessant. Das Open-Source-Projekt beschäftigt sich mit ZUGFeRD und Factur-X und kann E-Rechnungen erzeugen, prüfen und verarbeiten. Es ist weniger ein klassisches Buchhaltungsprogramm, aber nützlich für Tests, Automatisierung und eigene Integrationen.

Auch viele Buchhaltungs- und Steuerlösungen unterstützen E-Rechnungen inzwischen oder bauen diese Unterstützung weiter aus. Dazu zählen etwa DATEV-nahe Lösungen, lexoffice, sevDesk und andere Programme für digitale Buchhaltung. Entscheidend ist immer, ob Ihre konkrete Softwareversion ZUGFeRD unterstützt und wie der Import umgesetzt ist.

Was sich für Privatkunden ändert

Für Privatkunden ändert sich praktisch nichts. Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung betrifft vor allem den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Wenn Sie goneo privat nutzen, öffnen und bezahlen Sie Ihre Rechnung weiterhin wie gewohnt. Auch wenn die Datei technisch mehr Informationen enthält, müssen Sie keinen neuen Ablauf einführen und keine neue Software installieren.

Was sich für Geschäftskunden ändert

Für Geschäftskunden wird die Rechnung besser nutzbar. Die PDF bleibt lesbar, die eingebetteten XML-Daten können zusätzlich in der Buchhaltung verarbeitet werden.

Wenn Ihre Software ZUGFeRD unterstützt, lassen sich goneo-Rechnungen komfortabler erfassen. Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie mehrere Verträge verwalten, wiederkehrende Rechnungen buchen oder Ihre Buchhaltung zentral organisieren.

Sie müssen Ihre Prozesse dadurch nicht von heute auf morgen umstellen. Die Datei funktioniert weiterhin als PDF. Die Automatisierung können Sie dann nutzen, wenn Ihre Software und Ihre internen Abläufe dafür bereit sind.

Was Selbstständige, Vereine und Prosumer davon haben

Viele goneo-Kunden nutzen ihre Webprojekte nicht nur privat. Sie betreiben Vereinsseiten, Kundenwebsites, Domains, E-Mail-Dienste oder kleine geschäftliche Projekte. Oft ist die Buchhaltung schon teilweise digital, aber noch nicht vollständig automatisiert.

Für diese Zielgruppe ist ZUGFeRD besonders nützlich. Die Rechnung bleibt alltagstauglich, ist aber gleichzeitig bereit für digitale Workflows. Wer heute noch manuell arbeitet, verliert nichts. Wer morgen stärker automatisieren möchte, hat die passenden Daten bereits in der Datei.

Das passt gut zu einem pragmatischen Umgang mit Technik: kein komplizierter Systemwechsel, kein unnötiger Bruch im Alltag, aber eine saubere Grundlage für bessere Prozesse.

Warum wir umstellen

Die E-Rechnung ist eine gesetzliche Anforderung. Sie ist aber auch ein Schritt zu klareren und zuverlässigeren Geschäftsprozessen.

goneo stellt deshalb frühzeitig auf ZUGFeRD um. So können Kunden die neuen Dateien in Ruhe prüfen, ihre Buchhaltungssoftware testen und offene Fragen rechtzeitig klären.

Der Vorteil liegt nicht in einer komplizierteren Rechnung. Der Vorteil liegt in einer besseren Datei: Für Menschen bleibt sie verständlich. Für Software wird sie eindeutig.

Die E-Rechnung kommt, weil sie gesetzlich vorgeschrieben wird und auf europäischen Standards basiert. goneo setzt mit ZUGFeRD auf ein Format, das diese Anforderungen erfüllt und gleichzeitig praktisch bleibt.

Sie erhalten weiterhin eine PDF-Rechnung, die Sie wie gewohnt lesen können. Zusätzlich enthält diese Datei strukturierte XML-Daten, die geeignete Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet.

Für Privatkunden bleibt alles einfach. Für Geschäftskunden, Selbstständige, Vereine und Poweruser entsteht ein klarer Mehrwert: weniger manuelles Abtippen, weniger Fehler, bessere Archivierung und eine solide Grundlage für digitale Buchhaltungsprozesse.